Política de privacidad
1. Quién trata tus datos
ARKADEX CÍA. LTDA., RUC 1793191613001, domicilio Félix Barreiro y E20A, Quito, Pichincha, Ecuador, administra el servicio digital Rutex y es responsable de los datos personales que recoge para crear cuentas, operar la plataforma y atender solicitudes. Contacto: legal.rutex@arkadex.group.
Cuando una tienda, vendedor o prestador independiente decide cómo realizar su propia venta, facturación o servicio, también puede actuar como responsable de los datos necesarios para esa actividad. No utilizamos la existencia de una sola plataforma para atribuir indiscriminadamente datos de un comercio a otro.
2. A quiénes se refiere esta política
Esta política se aplica a comercios que solicitan transporte, clientes que pagan el envío, destinatarios y motorizados mayores de edad, así como a quienes interactúan con nuestras páginas de ayuda o canales de contacto.
3. Datos que podemos tratar
En función de los servicios que utilices, podremos tratar nombre, contacto, punto de recogida y entrega, datos de pedido, comprobantes, RUC y licencia de motorizados, información de vehículo, estados de entrega, GPS durante disponibilidad y reparto y evidencias proporcionadas al finalizar. También se generan identificadores de sesión, información técnica de seguridad, fecha y resultado de operaciones y preferencias de privacidad.
Solo solicitamos datos necesarios para la función elegida. Los formularios de verificación de comerciantes y otros colaboradores se muestran únicamente a quienes ejercen esos roles. Los datos de tarjetas se ingresan en el entorno del proveedor de pagos; no se solicita guardar el CVV en nuestros sistemas.
4. Para qué usamos los datos y con qué fundamento
Los utilizamos para asignar repartidores; gestionar recogida, transporte y entrega; calcular rutas y tarifas; ofrecer seguimiento limitado; atender incidentes y verificar habilitaciones de motorizados. Cuando el tratamiento es indispensable para atender una compra, solicitud o cuenta, se fundamenta en la relación contractual o sus medidas previas; cuando la ley exige comprobantes o seguridad, en la obligación legal; cuando corresponde proteger la plataforma frente a fraude, en una base legítima debidamente evaluada.
Si enviamos comunicaciones comerciales no esenciales, como novedades comerciales de Rutex, lo haremos únicamente con la base de legitimación pertinente y las opciones de oposición o retiro aplicables. El acceso a compras y servicios no exige aceptar publicidad personalizada.
5. Personas y entidades que pueden recibir datos
Podemos comunicar datos limitados al comercio o prestador asignado a tu operación, a operadores logísticos cuando exista entrega, a Payphone para el pago, y a proveedores de infraestructura, servicios de Google, comunicaciones mediante WhatsApp/Meta, seguridad o soporte para ejecutar sus tareas. Cada destinatario recibe únicamente la información necesaria según su función.
La información comercial y de cuentas de Sembris, Vivana y Rutex no se fusiona automáticamente para publicidad. Cuando una compra requiere reparto, se comparte con el operador de entrega solo identificación/contacto, dirección y datos mínimos del envío. Los servicios tecnológicos pueden implicar acceso o almacenamiento fuera de Ecuador; deben gestionarse mediante las garantías legales de transferencias internacionales que resulten aplicables.
Estos son los destinatarios con los que Rutex trabaja hoy:
| Quién | Qué datos | Para qué | ¿Fuera de Ecuador? |
|---|---|---|---|
| El comercio que pide el envío (por ejemplo, Vivana u otra tienda integrada) | Estado de la entrega, nombre y teléfono del repartidor asignado, vehículo, su ubicación durante el reparto y la calificación | Seguir y confirmar la entrega de su pedido | No |
| El repartidor asignado | Nombre, teléfono y dirección de recogida y de entrega, y los datos del paquete | Recoger y entregar el envío | No |
| Quien sigue la entrega (destinatario) | Nombre del repartidor, vehículo y su ubicación solo mientras lleva ese pedido | Saber cuándo llega su envío | No |
| Google (Google Cloud, Firebase y Gmail) | Los datos que alojamos, el identificador del dispositivo y el contenido de avisos y correos | Alojar la plataforma, enviar notificaciones a la app y correos | Sí (Estados Unidos y otros países) |
| Meta (WhatsApp Business) | Tu número y tus mensajes, solo si nos escribes por WhatsApp | Responderte por ese canal | Sí (Estados Unidos y otros países) |
| Autoridades competentes (por ejemplo, el SRI) | Los que la ley o una orden válida exijan | Cumplir obligaciones legales, como las tributarias | No |
6. Automatización y chat de inteligencia artificial
Si utilizas una herramienta de asistencia con inteligencia artificial habilitada en la plataforma, el texto de tu consulta se tratará para generar una respuesta y dar soporte. Evita enviar contraseñas, datos bancarios completos o información especialmente sensible. Las respuestas automáticas son orientativas y pueden contener errores; las decisiones con efectos relevantes tendrán un mecanismo de revisión apropiado.
Si se incorpora un proveedor externo de modelos, se documentará previamente la transmisión de conversaciones, su finalidad, tiempo de conservación y salvaguardas. No se presume que los mensajes privados puedan utilizarse libremente para entrenar sistemas de terceros.
7. Ubicación y permisos del dispositivo
Cuando una función requiere ubicación, explicamos su finalidad antes de pedir permiso. Si es viable, puedes introducir manualmente una dirección o zona sin autorizar GPS. Los permisos de cámara, notificaciones o archivos se solicitan al utilizar la función correspondiente y pueden modificarse en el sistema operativo.
Para repartidores, la ubicación es necesaria mientras se encuentren voluntariamente en estado Disponible para recibir propuestas cercanas y durante En reparto para ejecutar y seguir el envío. Al pasar a Desconectado, dejará de recopilarse la ubicación operativa. Solo las personas autorizadas y quienes sigan su propia entrega verán información proporcional al propósito. No se exhibirá al destinatario el historial privado del conductor.
8. Conservación, bloqueo y eliminación
Mantenemos la información de la cuenta mientras esté activa y sea necesaria para prestar el servicio; la eliminamos o anonimizamos cuando deja de ser necesaria, salvo facturas, registros de pago, soporte de reclamaciones u otra documentación que debamos conservar por disposición legal. El historial de pedidos se mantiene cuando sea necesario para ejecución, garantías y obligaciones tributarias.
Los datos temporales de sesión, ubicación y funcionamiento deben conservarse por el período mínimo definido para seguridad y servicio, sin crear un archivo permanente de movimientos. Toda retención específica se administra en un inventario por tipo de dato y las copias de seguridad siguen ciclos de purga. No conservamos datos indefinidamente sin una finalidad y fundamento.
Este es el inventario de conservación vigente:
| Datos | Para qué | Cuánto tiempo |
|---|---|---|
| Cuenta y perfil (nombre, correo, teléfono, cédula, fecha de nacimiento, foto, vehículo, documentos y datos bancarios del repartidor) | Crear y mantener tu cuenta, verificar tu habilitación y pagarte | Mientras tu cuenta esté activa. Si la eliminas, el acceso se desactiva de inmediato y se revisan tus datos: se eliminan o anonimizan los que no debamos conservar. |
| Pedidos, entregas, liquidaciones, comprobantes, calificaciones, disputas y devoluciones | Prestar el servicio, pagar a los repartidores, atender reclamos y cumplir obligaciones tributarias | Durante los plazos que exige la normativa tributaria y mercantil para cada documento; después se eliminan o anonimizan. |
| Última ubicación del repartidor | Proponerle pedidos cercanos y seguir la entrega en curso | Solo mientras está Disponible o En reparto. Se reemplaza con cada nueva posición y se borra al pasar a Desconectado. |
| Recorrido de cada entrega (puntos GPS del pedido) | Mostrar el avance de la entrega a quien la sigue y atender incidencias | Se borra a los 30 días. |
| Registro de seguridad (intentos de ingreso, cambios sensibles, IP y navegador) | Proteger tu cuenta y prevenir fraude | 365 días; los eventos críticos, 730 días. |
| Conversaciones con el asistente de Rutex (web, app o WhatsApp) | Responderte y atender tu caso | Se borran a los 365 días sin actividad. |
| Registros técnicos de las integraciones con comercios (llamadas a la API y avisos enviados) | Resolver fallas de integración y detectar abusos | 180 días. |
| Sesión de navegación | Mantenerte conectado | Como máximo 12 horas. |
| Constancias de aceptación de términos, solicitudes de derechos y elección de cookies | Demostrar qué versión aceptaste y cuándo, y atender tus solicitudes | Se conservan como prueba mientras puedan servir para atender reclamos; se eliminan después. |
9. Seguridad y confidencialidad
Adoptamos medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo, incluido control de acceso por roles y comercios, protección de credenciales, registro de operaciones relevantes, copias de seguridad y gestión de incidentes. Ningún sistema conectado a internet puede prometer riesgo cero.
10. Menores de edad
Los menores pueden consultar contenido general apto para su edad. Las compras de bienes permitidos deben respetar la capacidad jurídica y, cuando corresponda, ser realizadas o autorizadas por quien ejerza la representación legal. Los artículos sujetos a edad mínima, como bebidas alcohólicas, no podrán adquirirse ni recibirse por menores. Los motorizados de Rutex deben ser mayores de edad.
El consentimiento para ciertos tratamientos de datos desde los 15 años, previsto en la legislación de datos personales, no reemplaza las reglas de capacidad civil para contratar. No utilizamos datos de menores para campañas dirigidas de productos restringidos.
11. Origen de datos y efectos de no facilitarlos
Los datos proceden normalmente de la información que proporcionas al registrarte, solicitar servicios, comunicarte o efectuar una compra. También pueden recibirse datos estrictamente necesarios del comercio que prepara tu pedido, del estado del cobro comunicado por la pasarela y del dispositivo cuando autorizas un permiso.
Algunos datos son indispensables para prestar el servicio solicitado: sin dirección no podemos completar una entrega, sin contacto no podremos informar sobre incidencias y sin la documentación exigida no podremos autorizar determinadas actividades comerciales o de reparto. Los datos falsos o inexactos pueden ocasionar errores de entrega, facturación o seguridad.
12. Derechos y solicitudes
Puedes ejercer los derechos reconocidos por la legislación ecuatoriana, entre ellos información, acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición, suspensión o limitación, portabilidad cuando proceda y revisión de decisiones automatizadas aplicables. Escríbenos a legal.rutex@arkadex.group o usa el formulario de solicitudes y reclamos, indicando la cuenta y la solicitud. Podremos verificar de modo proporcional tu identidad antes de facilitar datos.
Tramitaremos las solicitudes dentro de los plazos legales y explicaremos las excepciones de conservación cuando existan. También puedes presentar reclamaciones ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador conforme al procedimiento vigente.
13. Revocación del consentimiento
Cuando una actividad se base en tu consentimiento, podrás retirarlo desde las preferencias disponibles o escribiendo a legal.rutex@arkadex.group. Retirarlo no invalida el tratamiento previo que haya sido lícito ni impide conservar datos bajo una obligación legal diferente.
14. Cambios de política
La versión vigente estará disponible en https://rutex.online/legal/privacidad/ con su fecha de actualización. Comunicaremos las modificaciones sustanciales por medios adecuados cuando puedan afectar tus derechos o la forma en que se utiliza tu información.